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4600 Teilnehmer – 112 Nationen – mehr als 50 ehrenamtliche Mitglieder im Projektteam – 1 klimaneutraler Weltkongress

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01. Dezember 2014 von Andreas Ellenberger

4600 Teilnehmer – 112 Nationen – mehr als 50 ehrenamtliche Mitglieder im Projektteam – 1 klimaneutraler Weltkongress

Nach einer intensiven Woche mit vielen Veranstaltungen, sehr gutem Feedback aller Stakeholder und wenig Eskalationen durften wir uns gestern als Kernteam gegenseitig auf die Schultern klopfen. Denn unser Projekt „JCI World Congress 2014“ in Leipzig, bei dem wir mehr als 300 Programmpunkte vom 24.-29.11. jeweils von morgens bis in die Nacht für die Teilnehmer geboten haben, war ein voller Erfolg. Viele Führungskräfte und junge Unternehmer, die sich als Active Citizens im Rahmen von JCI engagieren, konnten sich zu aktuellen Themen austauschen. Wir konnten die Ideen der Energiewende und Klimaneutralität transportieren, z.B. in dem wir das Projekt Plant for the Planet in Keynote-Speeches, auf der TradeShow und im Kinderprogramm mit aufgenommen haben.
Das Beeindruckende daran ist: Der Kongress wurde komplett ehrenamtlich geplant, gesteuert und umgesetzt. Durch viele Wechsel im Projektteam und Problemen mit einigen Stakeholdern war das Umfeld sehr schwierig, letztlich blieben nur ca. 10 Monate für die konzentrierte Arbeit an den Inhalten, viel verlorenes Vertrauen musste wieder aufgebaut werden. Eine große Herausforderung für alle Beteiligten mit spannenden Erkenntnissen für die Arbeit in dieser Art von Projekten, über die ich im Blog schon ausführlich berichtet habe.

Da wir unsere Strukturen im September weitgehend gefunden hatten, lief die Detailvorbereitung für den Kongress und die Arbeit während des Kongresses mit weniger Reibungsverlusten als die Abstimmungen vorab. Die Optimierung der Entscheidungswege war eine große Herausforderung aufgrund der verschiedenen Ebenen von Entscheidungsträgern inkl. dem offiziellen Ausrichter, unserem Weltverband JCI mit Sitz in den USA.

Kulturelle Herausforderungen gab es jedoch nicht nur auf der Entscheidungsebene, sondern auch für unsere Country Manager, die für die Werbung und Betreuung der internationalen Teilnehmer zuständig waren. Ein Erfolgsmodell auf dieser Ebene waren Kenntnisse der Kultur des Partnerlandes und schnelle Antwortzeiten für die aufkommenden Fragen. Speziell für die über 1000 japanischen Delegierten, die neben vielen kleineren Veranstaltungen eine minutiös durchgetaktete Japan-Night veranstalteten, gab es ein eigenes Team, das sich mit Japanologen der Uni Leipzig verstärkte, um eine optimale Betreuung zu gewährleisten. Nicht nur in diesem Team war die Nutzung agiler Methoden sehr wertvoll, um mit den sich ändernden Anforderungen und Prioritäten optimal umzugehen.

Die Kongresswoche lief weitgehend rund. Klare Definitionen der Entscheidungsbefugnisse, insbesondere der finanziellen Zusagen, sorgten dafür, dass wir jederzeit handlungsfähig waren. Daily Briefings dienten dazu, die Lessons Learned des Vortages zu besprechen und die Abläufe zu optimieren. Kurzfristige Anfragen und Klärungen wurden durch mehrere Whatsapp-Gruppen bearbeitet. Die Verantwortlichkeiten innerhalb der Teams waren abgestimmt, Eskalationen selten nötig, denn das hohe Engagement der Teammitglieder sorgte dafür, dass  Probleme schnell gelöst wurden. Positives Feedback der Teilnehmer wurde an das Team weitergegeben und wir schafften es öfter, uns gegenseitig zu loben. Ein wichtiger Faktor, um auch bei teils hohem Stress die Zusammenarbeit sicherzustellen.

Genauso wie ein lösungsorientiertes Vorgehen bei Problemen – denn Fehler passieren immer wieder.  Das ständige Stakeholder-Management nicht nur durch die Kongressdirektoren, sondern durch jedes Teammitglied, spontane Übernahme von Aufgaben, die anfallen und die schnelle Umsetzung von Änderungen im eigenen Verantwortungsbereich zeichneten uns in der Woche aus. Da wir vorab die richtigen Leute identifiziert hatten und die Teams sich selbst gut organisierten, konnte ich während der Woche an einigen Programmpunkten selbst teilnehmen und damit den Kongress genießen.

Nach dieser intensiven Zusammenarbeit gilt es nun, die Abschlussarbeiten für das Projekt durchzuführen – ein Nachbereicht wird erstellt, die Lessons Learned gesammelt und die Arbeiten zur Abrechung des Kongresses vorgenommen. Und für manche steht die Planung für die nächsten Konferenzen an, um die Erfahrungen aus diesem einmaligen Projekt zu nutzen.

 

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