Nur wer flexibel reagieren kann, kommt ans Ziel

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Nur nachhaltige Projekte führen zum Erfolg.

Wer wirkliche Veränderung will, muss den Nutzen immer vor Augen haben

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Jede Veränderung setzt Energie frei

Veränderungen erzeugen oft Spannungen, die Sie konstruktiv im Team lösen sollten

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Projektbeispiele

PMO für ein EU gefördertes innovatives Nachhaltigkeitsprojekt

Für das erste EU-geförderte Großprojekt des Konzerns ging es darum, Projektmanagement-Standards mit 10 internationalen Partnern zu etablieren und einen übergreifenden Teamgedanken zu erreichen. Das Forschungsprojekt, um recyclebare Sportprodukte zu entwickeln, führte zu einem Lösungsansatz, den mehrere Projektpartner weiter verfolgen.

Herausforderungen

• Forschungsprojekt, das auf Basis aktueller Erkenntnisse häufige Umplanung erfordert
• 10 Projektpartner international, heterogene Projektumfelder bei den Partnern (Universitäten, KMU, Industrie, Design)
• Jeder optimiert seinen eigenen Bereich, die Zusammenarbeit erfolgt über den Koordinator
• Rolle des Projektmanagement-Office (PMO) für Innovationsprojekte ist nicht klar definiert
• Entwicklung einer Methodik für Forschungsprojekte parallel während des Projekts

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Projektmanagement-Office – intensive Kommunikation mit Stakeholdern intern und mit Partnern
• Etablierung von Prozessen, Tools und Methoden , mit denen alle Partner umgehen können
• Definition von Vorgehensweisen zur Projektsteuerung
• Facilitation der Workshops mit den Partnern
• Circular Economy Gedanken innerhalb des Teams und der Organisation verbreiten
• Umsetzung der EU Horizon 2020 Anforderungen
• Entwicklung der Standard-Methodik mit Rollen und Prozessen für zukünftige Forschungsprojekte

Ergebnisse

• Erfolgreiche Umsetzung des Projekts im Rahmen der EU Vorgaben mit Erreichung aller vereinbarten Ziele
• Entwicklung eines Team-Gefühls aller Partner und gemeinsamer Vorgehensweisen
• Projektmanagement-Methodik für weitere Projekte etabliert
• Business Pläne zur Umsetzung der Circular Economy Ansätze

Schulung Scrum Master für IT Unternehmen

Ein weltweit operierendes IT-Unternehmen benötigte zum Aufbau interner Scrum Teams geschulte Scrum Master, die als Multiplikatoren innerhalb von Teams in mehreren Branchen wirken werden – mit möglichst geringem Zeitaufwand.

Herausforderungen

  • Sehr heterogene Schulungszielgruppe mit unterschiedlichen Hintergründen
  • Starkes Zeitlimit für die Schulung und die Schaffung des Verständnisses

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

  • Stellung des Scrum Trainers 
  • Schaffung eines Online-Scrum Kurses zur eigenverantwortlichen Vorbereitung
  • Gezielte Prüfungsvorbereitung zur Erlangung eines PSM (Professional Scrum Masters) der Scrum.org

Ergebnisse

  • Alle Teilnehmer haben die Scrum Master Prüfung bestanden
  • Teambuilding und agiles Verständnis zur weiteren selbstständigen Einarbeitung ist geweckt.

Einführung Scrum beim Automobilhersteller

Ein weltweit führender Automobilhersteller hat ein langjährig laufendes Wartungsprojekt umgestellt. Die Vorgehensweise ist auf die Zusammenarbeit eines Teams aus Fachbereichsmitarbeitern und Consultinganbietern an verschiedenen Standorten angepasst. Das Verständnis aller Projektbeteiligten für die agile Arbeitsweise wurde Schritt für Schritt etabliert.

Herausforderungen

  • Keine Erfahrungen in der übergreifenden Zusammenarbeit
  • Starke Frontenbildung zwischen den einzelnen Untergruppen des Projekts
  • Vision und Strategie des Projekts sind in den Alltagsprozessen vernachlässigt wurden
  • Alle Projektteilnehmer waren agil unerfahren

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

  • Einführung von Scrum und entsprechendem Tooling für ortsunabhängige Zusammenarbeit
  • Rollenklärung und Coaching der einzelnen Rollenträger im Scrum Prozess
  • Gemeinsame Anpassung des Scrum Prozesses auf die Strukturen des Kunden (ScrumBut)
  • Teambuilding und Überführung der Struktur in den Projektalltag
  • Begleitung des Aufbaus einer agilen Vision mit ersten Epics durch das Team

Ergebnisse

  • Geschultes Team mit klarem Rollen und Visionsverständnis für das Produkt
  • Übergreifende Zusammenarbeit und wirkungsvolle Retrospektiven des Teams
  • Gemeinsames Verständnis des Teams zur Zusammenarbeit und entsprechender Bedingungen ist gegeben.

Einführung Portfoliomanagement beim Lebensmittelkonzern

Ein Konzern mit 9 Teilbereichen braucht eine Steuerung des kompletten Projektportfolios mit klaren Vorgaben zur Priorisierung und einem Portfolio-Board, das Ownership über das Projektportfolio übernimmt. Alle Bereiche wurden in die Entwicklung mit einbezogen, um Akzeptanz zu erhalten.

Herausforderungen

• Keine Übersicht über die Projekte aller Konzernbereiche
• Entscheidungen des Vorstands werden nicht für das Portfolio getroffen, sondern für einzelne Projekte
• Verständnis und Informationen für Portfoliomanagement fehlen
• Kein Projektmanagement-Prozess mit klaren Genehmigungs-Schritten

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Konzeption des Portfoliomanagement-Prozesses und der Rollen mit dem Kunden-Projektleiter
• Training und Coaching zum Portfoliomanagement für die Teil-Portfoliomanager
• Etablierung regelmäßiger Portfolio-Board Meetings mit klarer Agenda
• Abstimmung mit Konzernbereichen zum gemeinsamen Verständnis

Ergebnisse

• Eingeführter Prozess für das Portfoliomanagement
• Akzeptierte Regeln zur Identifikation, Kategorisierung und Priorisierung von Projekten
• Definierter Prozess für Projekte von der Idee bis zum Abschluss und Nutzenverfolgung

Einführung von Projektmanagement auf Basis von PRINCE2 beim Systemhaus

Die Einführung der Strukturen ist nur der erste Schritt – durch intensive Einbindung und Erfahrungssammlung wurde die Nachhaltigkeit sichergestellt.

Herausforderungen

• Vielzahl an Projekten sowohl im direkten Kundengeschäft als auch in der internen Entwicklung
• Abwicklung und Erfolg hängt stark von der Qualität der jeweiligen Projektbeteiligten (Projektleiter, Techniker) ab
• Mehrere Standorte weltweit – je weiter weg der Projektleiter vom Entwicklungs- und Produktionsstandort, umso schwieriger ist der Zugriff auf die Ressourcen
• Viele Eskalationen in Projekten, in die das Management einbezogen wird Vertrieb, Projektmanagement und Technik schieben sich den „schwarzen Peter“ für Projekt-Misserfolg gegenseitig zu.

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Unterstützung bei der konzeptionellen Umsetzung eines auf die Unternehmensspezifika angepassten Standards auf Basis von PRINCE2
• Durchführung von Workshops zur Optimierung der Zusammenarbeit von Abteilungen
• Trainings basierend auf den Erfordernissen der jeweiligen Zielgruppe (Zertifizierung, Kurzbriefing)
• Begleitung und Coaching von Pilotprojekten zur Anwendung und Weiterentwicklung der Methode
• Qualitätssicherung der methodischen Entwicklung und Anwendung in Projekten
• Coaching des internen Center of Excellence bei der Weiterentwicklung

Ergebnisse

• Nachhaltig umgesetzte Prozesse
• Durchgängige Bearbeitung der Projekte auf Basis eines Standards
• Eskalations- und Entscheidungsstrukturen sind transparent
• Governance der Projekte durch das Management
• Verbesserte Reaktionsfähigkeit und geringerer Aufwand für Kriseninterventionen
• Gegenseitiges Verständnis zur Rolle anderer Abteilungen.

Optimierung der Projektmanagementstrukturen beim Software-Dienstleister

Gestaltung der Struktur mit Einbindung des Vertriebs und des Kunden in das Projektmanagement – und eindeutige Klärung der Anpassungsmöglichkeiten für kleine Projekte.

Herausforderungen

• Vorwiegende Arbeit in Kundenprojekten
• Standard-Software-Lösung wird auf Kundenbedürfnisse angepasst
• Einführung eines Projektmanagement-Standards für alle schon zweimal versucht und gescheitert
• Viele kleinere Projekte, für die der bürokratische Aufwand gering gehalten werden soll

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Aufsetzen der Einführung als Projekt mit klarer Beschreibung der Nutzenerwartung und –messung
• Angemessenes Einbinden aller Stakeholder vom Vertrieb und der Umsetzung
• Konzeption und Qualitätssicherung bei der Festlegung von Standard-Strukturen für Kundenprojekte
• Workshops mit den Projektleitern zur Abstimmung von Mindeststandards

Ergebnisse

• Von allen Projektleitern und dem Management gelebte Strukturen für Projekte
• Kompetentes Auftreten gegenüber Kunden im Projektmanagement
• Projektmanagement-Ansatz als zusätzliches Verkaufsargument
• Governance der Projekte durch das Management

Fachliches Coaching von Projektmanagern beim Chemieunternehmen

Projektmanager benötigen Sparringspartner, die ihnen für ihre konkreten Fragestellungen Tipps, Tricks, konkrete Anregungen und methodische Sicherheit vermitteln.

Herausforderungen

• Methodik wurde für das Unternehmen festgelegt, die praktischen Fragestellungen sind darin nicht im Detail abgedeckt.
• Die Kollegen haben aufgrund Auslastung keine Zeit für eine Supervision oder interne Reflektion.
• Anwendung der Methoden und Kombination zu Soft Skills ist unklar.
• Internationales Umfeld (weltweite Ansprechpartner).

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Schnelles Eindenken in aktuelle Projektsituation
• Methodische Vorschläge zum Umgang mit Herausforderungen
• Ideen zum Umgang mit anderen Menschen im Projekt inkl. Verständnis für deren Motivation wecken.

Ergebnisse

• Neue Handlungsideen für aktuelle Situationen.
• Mehr Sicherheit im eigenen Vorgehen.
• Verbesserter Umgang mit anderen Projektbeteiligten.

PRINCE2 Trainings für IT Dienstleister

IT Dienstleister müssen meist mit der Methode leben, die der Kunde vorgibt – und auf der anderen Seite intern ein eigenes Team koordinieren. PRINCE2 bringt noch Nutzen zusätzlich zum Zertifikat, wenn die Trainings gezielt auf diese Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Herausforderungen

• Kunden-Projektleiter haben oft wenig Projektmanagement-Kenntnisse.
• Kunde gibt teilweise Projektmanagement-Standards vor.
• Projektleiter ist teils in 2 Projektmanagement-Welten – beim Kunden und intern.
• PRINCE2 kann oft nur in Grundzügen angewendet werden, agile Ansätze sollen zusätzlich angewendet werden.

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Konzeption von angepassten PRINCE2 Trainings
• Anwendung von PRINCE2-Aspekten (z.B. Projektbeschreibung, produktbasierte Planung) am mitgebrachten Beispiel der Teilnehmer
• Sicherstellen der Zertifzierung
• Aufnahme von kundeninternen Templates
• Bezug zu agilen Methoden

Ergebnisse

• Erfolgreiche Zertifizierung
• Verständnis, wie PRINCE2 in Kundenprojekten angewendet werden kann – inkl. Festlegung von Rollen intern und extern.
• Erste Erfahrung mit der Methode in eigener Projektsituation
• Motivation, PRINCE2 in Projekten anzuwenden.

PM-Trainingsprogramm für internationalen Konzern

Die Zertifizierung mit PRINCE2 war hier nicht zielführend – eine angepasste 2-stufige Ausbildung lieferte einen echten Mehrwert für die Teilnehmer – die Flexibilität sorgte für Zufriedenheit des Auftraggebers.

Herausforderungen

• Teilnehmer aus Saudi-Arabien, die für ca. 3 Monate in Deutschland für Projekte vor Ort lernen sollen
• PRINCE2 Zertifizierung war vorgesehen, führte aufgrund der Sprachbarriere und Komplexität nicht zum Erfolg
• Methodische Ideen sollen vor Ort umgesetzt werden

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Konzeption und Durchführung eines 4-tägigen Grundlagen- und 2-tägigen Vertiefungstrainings
• Vereinfachung des Wording und durchgehen von Beispielen für eigene Projekte
• Umsetzung der Lessons Learned jedes Durchlaufs zur Optimierung des Trainingsprogramms

• Gezieltes Coaching einzelner Teilnehmer nach dem Training zur Verbesserung des eigenen Projekts

Ergebnisse

• Bezug zum Tagesgeschäft sorgt für bessere Nachhaltigkeit
• Sehr gutes Feedback für die Trainings aufgrund der interaktiven Gestaltung mit Praxisbezug

• Zufriedenheit des Auftraggebers aufgrund der Flexibilität der Trainer und dem Fokus auf Zielerreichung.

Trainings-Workshops beim internationalen Logistik-Dienstleister

Kombination eines Projektmanagement-Trainings mit der Erstellung von unternehmensinternen Strukturen für Projektmanagement – auf englisch.

Herausforderungen

• Wenig Verständnis für Projektmanagement – die Projektleiter sind Experten für die inhaltliche Gestaltung, aber nicht ausgebildet im Projektmanagement
• Keine definierten Prozesse im Unternehmen – diese werden benötigt
• Umsetzung der Trainingserkenntnisse muss möglich sein
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen soll erreicht werden

Rolle von ProSense Consulting in der Umsetzung

• Vorbereitung und Durchführung von individuellen Trainingsworkshops abteilungsübergreifend mit Einbindung von Vorstandsmitgliedern
• Input und Feedback zur Projektkategorisierung, -priorisierung und -einsteuerung inkl. der Verantwortlichkeiten
• Gestaltung weiterer Trainings zur Verifizierung, Verbreitung und Erweiterung der Methoden und Umsetzung von Lessons Learned

Ergebnisse

• Prozess zur Aufnahme von neuen Projekten
• Ausbildung der Key-Player in der eigenen Methode
• Initiale Gestaltung von Templates und Checklisten – Abstimmung des Follow-up im Work-Training
• Verständnis für den Sinn der Templates für die eigenen Projekte